الرئيسية المقالات يوم في حياة مساعد شخصي/ سكرتيرة

يوم في حياة مساعد شخصي/ سكرتيرة‎

كيف يبدو يومك في العمل؟
7:45 صباحا: أصل إلى المكتب لأجد مديري قد سبقني بحضوره إلى هنا- "أتمنى أن أصل قبله في يوم من الأيام" لكن هذا لن يحدث أبدا. أظن ذلك هو السبب الذي يجعله مديرا! أجلب له معي شطيرة جبن محمص كل صباح للفطور " أعلم، أعلم لكني لست آبه بما يظنه عني الاخرين ...." أصبح الآن يفضلها حتى على الشطيرة التي يحضرها له المطعم في الأسفل.
8:00 صباحا: عادة ما يبدا يومي بعاصفة من الهواتف التي ترن دون إنقطاع و فيضانات البريد الإلكتروني و أتفقد بريده و بريدي. أحتفظ بلائحة للواجبات اليومية أعمل على تحديثها عند نهاية كل يوم حيث أقوم بتفقدها كل صباح و أباشر العمل بحسب الأولويات المذكورة فيها. أيضا أعمل على تحديث جدول مواعيد مديري و أتفقدها بإنتظام على مدار اليوم حتى أعرف أحدث المستجدات في جدوله اليومي و أتأكد من معرفته و جاهزيته التامة لإجتماعه التالي.
8:30 صباحا: لدى مديري إجتماع صباحي مع اللجنة، أحضر أنا الإجتماع و أدون ملاحظات مفصلة عن مجرياته. أجد هذا الواجب مملا بعض الشئ لأنه يصعب في هذه الأيام فهم الملاحظات التي أدونها حيث يمكننها أن تكون تقنية في مجملها لكني ماهرة في أخذ التفاصيل و أحرص على آلا يضيع شئ مني. أتحقق أيضا من توافر الأقلام و أدوات العرض و الدفاتر على جانب توافر كافة الأغراض المطلوبة.
9:30 صباحا: يستغرق الاجتماع بالعادة 30 دقيقة، أقوم بعد الإجتماع بالرد على الرسائل العاجلة و المكالمات التي وصلتنا خلال فترة الإجتماع. إن مديري كثير السفر لذلك أقضي هذه الساعات في حجز الطائرات و السيارات و الغرف الفندقية لرحله القادمة إلى جانب مراجعة نفقاته في الرحلات السابقة. يترك مديري في معظم الأوقات أكوام من الوصولات بما فيها فواتير سيارات الآجرة و وصولات مطاعم الوجبات السريعة بالإضافة إلى فواتير المصابغ و أتأكد من تعويضه عن هذه الفواتير.
10صباحا: أجتمع مع مديري كل صباح بحدود العاشرة صباحا حيث نقوم بمراجعة جدوله لليوم كما أدون كافة الواجبات و الأولويات الضرورية. أنا مسؤولة أيضا عن إطلاعه بأيه مكالمات أو أمور مؤجلة أكون على علم بها.
10:30 صباحا: أنهي إعداد الملاحظات الصباحية و أرسلها إلى مديري لغرض الحصول على الموافقة عليها لتوزيعها على الموظفين.
11:00 صباحا: أعمل أحيانا في هذه الساعة على كتابة مراسلات مديري و إرسالها. معظم المراسلات التي يطلب مني توليها هي رسائل إلكترونية لكن في بعض الأحيان يكون عليّ ترجمة رسالة واحدة أو رسالتين من العربية إلى الإنجليزية و بالعكس. أستطيع أيضا ترجمة الوثائق القانونية لكن في بعض الأحيان أقوم بإرسالها إلى مترجم الشركة للشؤون القانونية في حال طولها. أستقبل أيضا الزوار الذين لديهم مواعيد مع مديري و أتحقق من توفر الوثائق و الملفات التي سيحتاجها في إجتماعاته إلى جانب المشروبات و الأطعمة.
12:30 مساءا: أتحقق من حجوزات مديري إذا كان لديه غداء عمل مدرج في جدول مواعيده كما أعلم زملائه عن المكان الذي سيلاقيهم به و الساعة التي يبدأ فيها الإجتماع ثم أتجه إلى صالة الطعام في الأسفل لتناول الغداء مع مجموعة من زملائي في الشركة.
1:30 مساءا: أنتهت إستراحة الغداء "أحاول دائما أخذ إستراحة مدتها ساعة كاملة". أعود لمكتبي لأتفقد البريد و الفاكسات الواردة. أرتب في هذه الساعة البريد الوارد و أضمن وضع كل ما هو عاجل في قائمة الطلبات العاجلة و أرسل البريد الذي يطلب تحويله إلى قسم آخر.
2:30 مساءا: أعدل أحيانا في هذه الساعة خطاب أو عرض تقدمي أرسله مديري لي و أحيانا يتطلب الأمر مني العمل مع قسم التسويق لأشرح لرئيس القسم التغيرات التي يطلبها مديري و لماذا يريد إدخالها ثم نباشر بالعمل على إدخال التغيرات النهائية معا. أحيانا أحتاج الإجتماع مع قسم الموارد البشرية أو التمويل لغرض الترقيات أو الترويج أو تقاييم الآداء أو حتى لإستفسار عن موضوع بسيط.
3:30 مساءا: أقضي فقط فترة 45 دقيقة من الظهيرة في التأكد من عدم وجود أي ورقة متروكة في المكتب و أضمن ترتيب الملفات و ملفات الحاسوب و ذ لك لأنني أتبع نظام حفظ ملفات دقيق أعددتها يوم إلتحاقي مع الشركة. خلال هذه الفترة تتراكم الرسائل الإلكترونية التي تحتاج إلى الترتيب و الرد. أحيانا ما ينتهي بي المطاف بحفظ المجلات و السير الذاتية والعروض التقديمية و عروض الأسعار و أية وثيقة إستلمت أو أعدت هذا اليوم.
4:00 مساءا: يصل ساعي البريد السريع بحدود هذه الساعة حتى يستلم البريد العاجل الذي نرغب في إرساله. أقوم بعدها بمراجعة مصروفات مديري الشخصية و أتحقق من تنظيم ملفاته و من إتمام كافة مراسلاته.
4:30 مساءا: أتأكد من تحديث جدول أعمال مديري لهذا الأسبوع و جدول واجباتي اليومية لليوم التالي و أضمن دقة كليهما. أتفقد صنودق البريد الصوتي الخاص بي و مديري لأتحقق من ردي على كافة المكالمات الهاتفية كما أتحقق من إتمامي لكافة الواجبات اليومية الإدارية و غيرها المذكورة في جدول واجباتي اليومية.
5:00 مساءا: أذهب لمديري قبل مغادرتي لأرى فيما إذا كان لديه أية أمور مؤجلة. أسلم لمديري جدوله المفصل الذي يستخدمه في أثناء سفره و فيه أسماء الفنادق و رحلات القطارات و الطائرات التي سيتستقلها إلى جانب مواعيد العروض التقديمية و الخطابات التي سيلقيها كما يحتوي الجدول على مقدار المصاريف و أية تفاصيل آخر مثل الخرائط و الإرشادات. أحيانا أتأخر لوقت طويل جدا في حال وجود أية مسأل ضرورية لكن في الأيام العادية كاليوم أغادر في تمام الساعة 5:15 مساءا.
5:15 مساءا: خرجت من الشركة قبل إزدحام الساعة السادسة مساءا لكن بدأت أزمة سير الساعة الخامسة بالتراكم. "آه لو أحضرت لنفسي شطيرة بالجبنة!".


للمشاركة على مواقع التواصل الإجتماعي :